Instrucciones para las Cuentas del Circuito 2013 S-331 y S-30

Estas son las instrucciones revisadas. Las compararemos con las últimas que tenemos disponible en español de la Sucursal de España de Junio de 2002: 

Para empezar, a simple vista, notamos que en español las "instrucciones" apenas alcanzan a llenar una hoja, mientras que en inglés el instructivo es de 4 hojas... Quizá en español podría alargarse también, al menos lo que tiene que ver con el papel del superintendente de circuito y los "fondos en depósito"... ¡pero vamos a la comparación! 

El párrafo 1 corre paralelo en ambos idiomas, hasta que llega a la parte donde se habla del "responsable de las cuentas del circuito" y de la aprobación de los gastos. En las nuevas instrucciones es "el superintendente de asamblea" (y el superintendente auxiliar también puede aprobar gastos) a diferencia de las instrucciones actuales en español, donde se responsabiliza al superintendente de circuito. El resto del párrafo sigue igual. 

En el párrafo 2, las instrucciones para España (no sé cuántos países más tendrán la misma modalidad, ustedes me pueden ayudar...) señalan que las cuentas bancarias del circuito son abiertas por la Sucursal, y deben abrirse a su nombre. Sin embargo, las instrucciones para USA son tan diferentes a partir de este punto, que paso a traducir:

2. Cuenta Bancaria: Una cuenta bancaria para el circuito debe abrirse en nombre del circuito o sección del circuito como una asociación no incorporada. El nombre completo del circuito se debe usar al abrir la cuenta, por ejemplo: "Circuito de los Testigos de Jehová, Nueva York #1-B". El circuito debe tener un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) del Internal Revenue Service (IRS, Oficina de Impuestos americana). Este número debe ser mantenido en los archivos del circuito. Los circuitos no deben usar el EIN de una congregación o de un individuo; ni tampoco usar cuentas bancarias a nombre de una congregación o de un individuo. Las cartolas del banco deben enviarse a la dirección postal del superintendente de asamblea. Debe revisar la cartola en caso de cualquier irregularidad antes de pasársela al superintendente de cuentas. Dos firmas deben estamparse en cada cheque. Sin embargo, más de dos hermanos deben autorizarse como firmantes de cheques. El superintendente de circuito determina quiénes serán los que firmarán los cheques del circuito, y puede ser uno de ellos. El superintendente de asamblea debe estar autorizado a firmar cheques. El superintendente de cuentas no debe estar autorizado para eso. Si una tarjeta ATM (¿Redcompra?) se utiliza en la cuenta, debe ser solamente tarjeta de depósito. No debe utilizarse ninguna otra tarjeta ATM.

3. Arreglo de Fondos en Depósito: El arreglo de Fondos en Depósito no es un arreglo bancario. Más bien, es un arreglo en el que los circuitos son animados a enviar a la sucursal sus excedentes, o fondos del circuito que al momento sean innecesarios, en vez de ponerlos en una cuenta de ahorros, fondos mutuos o ahorro a plazo. Al obrar así, esos fondos se disponen para usarlos en promover los intereses del Reino, mientras el circuito no los use. No se paga interés por esos fondos enviados a la sucursal. (Este párrafo guarda relación con los párrafo 7 u 8 en español). 

4. Se debe pasar una resolución a los ancianos del circuito para comenzar a participar en el arreglo, pero se deja esa acción a la discreción del superintendente de asamblea y del superintendente de cuentas. Dicha resolución podría decir: "Resolvemos hacer un sabio uso de los fondos dedicados a los intereses del Reino enviando a la sucursal cualquier excedente. Se entiende que ante cualquier necesidad que surja de estos fondos, el superintendente de asamblea y el superintendente de cuentas pueden requerir que sean devueltos." Un hermano autorizado a transferir los fondos al circuito puede loguarse en jw.org, ver el saldo de la cuenta y solicitar el monto a devolver. (En español en los párrafos 8 o 9 se habla de cómo requerir la devolución de los fondos en depósito. Aquí no aparece nada de eso... pero sí cómo donarlos:)

5. Para donar fondos ya enviados a la sucursal, primero debe pasarse una resolución a los cuerpos de ancianos combinados. Posteriormente, una carta firmada por el superintendente de circuito y el superintendente de asamblea debe enviarse a la sucursal, Atención: Tesorería. 

6. Las transacciones que involucran fondos confiados a la sucursal son registrados en la columna  "Otros:___" de la hoja de cuentas (S-26). Sin embargo, si esta columna se está usando para otra cuenta bancaria, como una cuenta de ahorros, entonces registre las transacciones de las cuentas del circuito en una hoja de cuentas adicional. Se emiten cartolas por las cuentas del circuito al acusarse recibo de las contribuciones de los circuitos o cuando hay transacciones de los fondos en depósito. Se remiten al superintendente de circuito junto con cualquier otra información financiera recibida desde la sucursal al superintendente de cuentas del circuito a través del superintendente de asamblea. Cualquier actividad mensual y el saldo de la cuenta se mostrarán en la cartola. El saldo final debe ser conciliado en el correspondiente figura "Otros:____ Balance Final" en el recuadro "Conciliación de la Hoja de Cuentas". 

Curioso que en USA se creen personas jurídicas para abrir cuentas para las Asambleas, mientras que en España las cuentas se abren a nombre de la sucursal... ¿Habrá quien pueda explicar la diferencia? La prohibición (solo en USA) de usar para el circuito cualquier otro tipo de tarjeta que no sea de débito también llama la atención. ¿Habrán habido muchas "malas experiencias" con malversación de fondos? 

Otra "novedad" es que el superintendente de circuito ya no sea responsable por las cuentas del circuito. Muy en la línea con la carta que "recorta" sus ingresos financieros http://hildeydesa.blogspot.com/2013/05/carta-152013-subvencion-y-asuntos.html

La Organización ahora les quita además la potestad sobre estas cuentas... e instaura (por lo menos en USA) un "arreglo" de Fondos de Depósitos, a fin de emplear "para los intereses del Reino" los excedentes del circuito.. excedentes que antes beneficiaban al superintendente de circuito. Y haciéndose los desentendidos, soterradamente dicen cómo presentar la resolución correspondiente... y cómo definitivamente donar estos fondos a la "Tesorería"... La Organización esta capitalizándose a través de estas instrucciones, recaudando fondos que tradicionalmente se desviaban al Superintendente de Circuito, ¡qué duda cabe!

Recién en el párrafo 7 retomamos el hilo de las instrucciones vigentes en español, luego del largo anexo que ya analizamos. Respecto a los gastos de operación normales, la instrucción de USA añade a los gastos que aparecen en el párrafo 3 en español, los siguientes:

Reembolsos para el orador visitante del día especial de asamblea o al superintendente viajante por gastos de viajes u otros gastos incidentales incurridos en conexión con una asamblea de circuito, una asamblea de distrito asignada, un día especial de asamblea, mientras enseña en la Escuela de Servicio de Precursor o mientras se traslada a una nueva asignación. 

Con estas indicaciones, le "rayan la cancha" al superintendente de circuito especificándole claramente los gastos que puede presentar. Adicionalmente, sólo en el instructivo de USA, ponen de relieve la rendición del tipo de gastos que ellos autorizan a pagar, al final del párrafo 7: 

Se debe proveer una lista de gastos pormernorizada junto con los recibos.

El párrafo 8 en inglés sobre las resoluciones es casi idéntico al párrafo 4 en español, (el párrafo 5 del manual más actualizado repite las ideas anteriores). Luego, bajo el subtema "Formularios de las cuentas del Circuito", la instrucción en inglés del párrafo 9 cambia: Los formularios ahora se bajan de jw.org y se ordena, en  negrita:

Destruyan los formularios impresos antiguos cuando se les indique hacerlo desde la sucursal.

A partir de este punto, las instrucciones son totalmente nuevas:

10. Fondos Transferidos usando jw.org: Todas las donaciones que el circuito haga a la sucursal se hacen a través de transferencias electrónicas de fondos. Para comenzar a usar este arreglo, todos los circuitos, o secciones de circuitos, deben completar el Acuerdo de Autorización para transacciones de Débito/Crédito por ACH (TO-60) y enviarlo a la sucursal. Una vez que el circuito recibe una carta de autorización de la sucursal, puede empezar a usar jw.org para transferir fondos. Si el circuito, o la sección del circuito cambia la cuenta bancaria usada para las transacciones de jw.org, un revisado Acuerdo de Autorización para transacciones de Débito/Crédito por ACH debe llenarse y enviarse tan pronto como sea posible.

11. Registro de Fondos de Transferencia Electrónica (TO-62): Este formulario se usa para registrar las transferencias electrónicas de fondos utilizando jw.org. Tales fondos incluyen contribuciones a la obra mundial, construcción mundial de Salones del Reino, y Arreglo de Asistencia a Superintendentes Viajantes. Si el circuito tiene fondos depositados en la Sucursal, este formulario debe usarse para registrar el envío y devolución de fondos. (Véanse párrafos 3-6). Una vez que los detalles de las remesas son registrados en el formulario, debe ser aprobado y firmado por el superintendente de asamblea, u otro hermano aprobado para firmar documentos del circuito.
Tengan el formulario completo a mano para referencia cuando hagan transferencias electrónicas.

ASAMBLEA DE CIRCUITO/DÍA ESPECIAL DE ASAMBLEA

12. Recibos: Las cajas de contribuciones simplemente deben ser rotuladas "Contribuciones". Cuando se recolectan los fondos de las cajas de contribuciones en las asambleas de circuito y días especiales de asambleas, dos hermanos del Departamento de Cuentas deben siempre estar presentes. Cuando el Departamento de Cuentas los recibe, al menos dos individuos trabajarán juntos contando en la mesa. Cuando el dinero se cuente, deben llenarse formularios de Recibo (CO-40) que han sido personalmente prenumerados con lápiz pasta por el superintendente de circuito, en duplicado, usando un original y una copia al CARBÓN que portará la misma cantidad registrada de dinero. La copia al carbón del recibo prenumerado se le entrega al superintendente de asamblea. El original lo retiene el superintendente de cuentas. Si después se halla un error en la cantidad original, ambas copias del Recibo deben ser corregidas y los superintendentes de cuentas y de asambleas deben poner sus iniciales en ambas copias. A nadie se le permite tomar cualquier cantidad de dinero de la mesa hasta que haya sido contado, verificado y registrado en el formulario Recibo. Todos los formularios Recibo serán registrados en la columna "Recibido/Entradas" de la Hoja de Cuentas (S-26).

13. Los fondos en el Departamento de Cuentas deben ser atendidos por al menos dos hermanos todo el tiempo para evitar sospechas. Cuando se hagan depósitos, cada depósito combinado debe reflejar la suma total de los Recibos, más que meramente reflejar el dinero excedente a mano. En este sentido será fácil verificar errores cuando se intervengan las cuentas del circuito. Cuando se hagan los depósitos, los correspondientes  pueden marcarse en consecuencia. El dinero recibido de las transacciones debe ser siempre contado, recibido, registrado en la Hoja de Cuentas, y si es posible, depositado en el banco o puesto en un lugar seguro durante la noche. Esto reduce motivos para sospechas o tentaciones. Al terminar la asamblea, los Recibos originales deben ser adjuntados a la correspondiente Hoja de Cuentas.

14. Informe Financiero de Asamblea de Circuito/Día Especial de Asamblea (S-332): En el curso de la reunión con los ancianos en la asamblea de circuito o día especial de asamblea, el superintendente de asamblea, el auxiliar del superintendente de asamblea y el superintendente de cuentas, deben discutir las finanzas del circuito. Si hay fondos suficientes al momento en las cuentas del circuito, debe considerarse recomendar a los ancianos que se hagan donaciones a la obra mundial, Construcción de Salones de Asamblea Mundial, un Salón de Asambleas local, y así por el estilo. En ese momento, también deben discutirse los gastos del circuito, como los relacionados con la asamblea, la compra de equipo para el circuito, el mantenimiento o renovación de la residencia del superintendente viajante, y el alimento, transporte y gastos de oficina incurridos por el superintendente viajante mientras sirve en sus asignaciones teocráticas (Véase párrafos 18 y 21-23). El superintendente de asamblea debe tomar la iniciativa en inquirir si el superintendente de circuito, el de distrito o el orador visitante desean presentar algún gasto al circuito. 

15. Al momento de la reunión con los ancianos del circuito, se les debe informar que las cuentas fueron intervenidas después de la última asamblea. Después, una porción del Informe Financiero de Asamblea de Circuito/Día Especial de Asamblea (S-332) debe considerarse con los ancianos. Las líneas 1 y 2 deben revisarse para informar a los ancianos la situación financiera del circuito desde el comienzo de la asamblea. Cuando consideren la línea 3, específicamente esbocen que proponen con respecto a las donaciones. Discutan la línea 6, explicando todo sobre los gastos anticipados en conexión con la asamblea, incluyendo los gastos normales de operación (Véase párrafo 7) y cualquier pago que deba aprobarse por resolución (Véase párrafo 8). A los ancianos se les debe dar suficientes oportunidades para hacer preguntas y discutir cualquier resolución antes de votar simplemente a mano alzada. No se requieren en esta situación procedimientos parlamentarios. Una vez que la mayoría aprueba una resolución debe ser fechada, firmada por el superintendente de asamblea, y entregada al superintendente de cuentas para pago. Por lo tanto, la resolución será guardada en los archivos del circuito.

16. Los informes financieros deben leerse al auditorio los domingos por la mañana en las asambleas de circuito, y antes del discurso final de la tarde en los días especiales de asamblea. Si se decide no hacer ninguna donación, las líneas 3 a 5 deben ser omitidas. Expresen aprecio por las contribuciones hechas para ayudar a cubrir todos los gastos. El superintendente de cuentas debe completar el informe al cierre de la asamblea.

17. Superávit/Déficit de la Asamblea: Idealmente cada asamblea paga los gastos en los que incurre, siendo depositado el superávit en la cuenta del circuito. Si un déficit (Vea línea 12 de Informe Financiero de Asamblea de Circuito/Día Especial de Asamblea (S-332)) ocurre al final de la asamblea y los fondos del circuito no pueden cubrir las pérdidas, no es necesario escribir a las congregaciones para cubrir la diferencia. Sin embargo, si hay fondos insuficientes para cubrir gastos de la última asamblea o gastos iniciales de la próxima asamblea, como un depósito para asegurar un arriendo, el superintendente de circuito puede dirigirse a las congregaciones aconsejándoles el privilegio de contribuir. 

18. Residencia del Superintendente Viajante: A veces, un circuito puede desear asistir a una(s) congregación(es) en compensar el gasto de mantener o renovar una residencia para el superintendente viajante. Usualmente es mejor que esos asuntos los discutan los ancianos del circuito en el momento de su reunión de negocios en conexión con una asamblea. Esto permite una mayor discusión de todos los factores envueltos. Si no existen fondos suficientes en la cuenta del circuito para pagar estos gastos, los ancianos pueden acordar pedir contribuciones a las congregaciones del circuito. Aunque monto específico puede ser sugerido, es responsabilidad de cada cuerpo de ancianos discutir el asunto y determinar qué contribución es capaz de hacer su congregación. En el caso de que el monto sea después ajustado, el colectivo de ancianos puede necesitar discutir otra vez el asunto y pasar la requerida resolución. Si la residencia de un superintendente viajante es el departamento de un Salón del Reino, la(s) congregación(es) dueña(s) del departamento y los ancianos del circuito deben calcular entre ellos mismos qué gastos serán pagados y cómo serán manejados. Se debe preparar un acuerdo escrito de modo que todos entiendan sus responsabilidades financieras.

INTERVENCIÓN DE CUENTAS

19. El superintendente de circuito arreglará que las cuentas del circuito sean intervenidas cada asamblea de circuito y día especial de asambleas siguiente. El Informe de Intervención de Cuentas del Circuito (S-333) será usado para este propósito. El superintendente de asambleas entregará las copias al carbón de los Recibos (CO-40) al hermano asignado para intervenir las cuentas del circuito. No debe usarse la misma persona para consecutivas intervenciones. La intervención debe realizarse sin la ayuda del siervo de cuentas. Las cuentas para una asamblea específica no deben ser intervenidas hasta que la cartola del banco que alista todos los movimientos de la asamblea ha sido recibida. Cuando la intervención se completa, las copias al carbón de los Recibos pueden ser destruidas. 

20. El informe completo será remitido al superintendente de circuito, quien lo revisará cuidadosamente y lo enviará al superintendente de asamblea. El superintendente de asambleas lo revisará con el superintendente de cuentas y se asegurará de que cualquier problema sea rectificado.   Por lo tanto, debe ser archivado con los registros de las cuentas del circuito.

GASTOS DEL SUPERINTENDENTE VIAJANTE

21. Compras de combustible: Los superintendentes viajantes no necesitan usar sus propios fondos para comprar combustible. En vez de eso, a ellos se les provee una tarjeta de combustible que factura estos gastos a la sucursal. Por lo tanto, cuando un superintendente de asamblea requiera que un superintendente viajante presente estos gastos en conjunto con un evento del circuito, el superintendente viajante no debe presentar recibos para que sean reembolsados por compra de combustible hechas con  la tarjeta de combustible provista por la sucursal. (Véase párrafo 23). 

22. Mantenimiento preventivo de vehículos y reparaciones de rutina sin garantía: Los superintendentes de circuito no necesitan usar sus propios fondos para mantenimiento preventivo de vehículos o reparaciones de rutina sin garantía (cambios de aceite, cambio de neumáticos, reemplazo de luces delanteras, y así por el estilo). En vez de eso, los vehículos serán ubicados en el programa de mantenimiento y estos gastos serán facturados a la sucursal. A los superintendentes viajantes no se les reembolsarán tales gastos que han sido pagados por la sucursal. 

23. Reembolso directo a los superintendentes viajantes: En raras ocasiones, el superintendente viajante puede incurrir en gastos del vehículo de su propio bolsillo. Por ejemplo, puede haber comprado gasolina en una estación que no acepta su tarjeta de combustible. Por este gasto, como también por otros gastos de su bolsillo, como alimentos, el circuito puede reembolsarle directamente. Dado que los gastos de los superintendentes de circuito pueden verse como operaciones de gastos recurrentes, no se necesita una resolución para pagarles usando fondos del circuito. (Véase párrafo 7).

No cabe duda de que la Organización está centralizando los gastos para tener un mayor control (¡y mayor racionalización!) de ellos. La posibilidad de transferir fondos desde las cuentas de los circuitos a la sucursal a través de jw.org es una muestra: Se requiere una contabilidad detallada en un nuevo formulario: TO-62. 

Las instrucciones sobre los recibos correlativos (como si de una factura se tratara) son una innovación en la misma línea. La capacidad de falsificar las copias al carbón y de fraguar algún fraude con los "tentadores" dineros de las asambleas, seguro ha acontecido. Mucho dicen también las directrices respecto a que hayan al menos dos contando el dinero, o que no se pueda retirar nada antes de ser contado, que debe ser TODO depositado lo antes posible ("para que no surjan sospechas")... Seguro más de algún fraude cuantioso se ha producido de estas maneras. Si esto nunca hubiera sucedido, estas normas no se establecerían... Bastaría seguir con el instructivo anterior y listo...

Los párrafos 14-16 tratan por primera vez de forma acabada y oficial la pauta que deben seguir las "reuniones de negocios" a las que acuden todos los ancianos del circuito. ¿Qué se trata en estas "misteriosas" reuniones? Como ven, "asuntos financieros". No en vano se llaman "reuniones de negocios". Ya no está a cargo de ellas el Superintendente de Circuito sino los superintendentes de asamblea, auxiliar y de cuentas. Lo primero a tratar en la tabla son, obvio, las donaciones que podrían enviarse a la sucursal con los excedentes. Luego, los gastos del circuito y finalmente, los del superintendente de circuito... Por lo menos en las reuniones de negocios en las que he estado, en Chile, jamás nos enterábamos de los gastos que el superintendente de circuito presentaba para reembolso... Pero ahora, con las nuevas instrucciones, aunque como siempre sus gastos serán reembolsados, el tener que tratarlos ante un centenar de ancianos, seguro tiene un efecto disuasivo respecto a presentar gastos a diestra y siniestra... sobre todo teniendo presente el espíritu de estas nuevas instrucciones... Luego, se lee el informe financiero (que también se lee a la concurrencia en los momentos indicados del programa), en las partes específicas señaladas... Finalmente, después de que estas partes de la reunión financiera (de poco margen para la iniciativa propia), se les permite a los ancianos discutir las resoluciones (como ya aparecía en los instructivos en español), pero "sin procedimientos parlamentarios"... La organización también permite que se discutan proyectos de reparación y construcción de las residencias de los superintendentes de circuito en las "reuniones de negocios", en claro menoscabo de la antigua autoridad que el superintendente de circuito tenía en estas decisiones.

Sobre las intervenciones de cuentas, llama la atención que se indique que no debe asignarse a la misma persona consecutivamente. ¿Se habrá hecho alguna vez, resultando en fraude? También se dice que no se debe contar para esta tarea con la ayuda del "siervo de cuentas". ¿Por qué los siervos ministeriales no deben enterarse de los movimientos financieros del circuito?

Los párrafos finales, que podríamos llamar "Gastos rechazados", delimitan bastante (línea en la que se seguirá) la capacidad del superintendente de presentar gastos: el combustible y la mantención del vehículo las ha tomado a su cargo la sucursal. Aunque aún permiten que se presenten gastos por estos motivos, dejan claro que se trata de "raras ocasiones". Sin duda, los tiempos en que los fondos del circuito estaban a disposición del viajante han terminado, en favor de la recaudación directa que la sucursal pretende lograr de los excedentes de las asambleas.

¿Han variado estas instrucciones en sus respectivos países? ¿Se han mantenido las anteriores?

Son bienvenidas sus apreciaciones.

Otro formulario que nos ha llegado es el Informe Mensual de Cuentas de la Congregación S-30:

Ahora se fija cuando dar el informe mensual de las cuentas de la congregación: En la segunda reunión de cada mes. Se da también el formato del anuncio exacto que se debe hacer....

Actualización:

El compañero Carlos Pérez (siempre atento, gentil y dispuesto a cooperar, ¡muchas gracias! ) ha suministrado la versión en español de la sucursal de Venezuela del Informe Mensual de las Cuentas de la Congregación S-30: